El método estructurado en el análisis de sistemas

ANÁLISIS ESTRUCTURADO Conceptos generales Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de información, a menudo tienen que profundizar en un área de la organización con la que tienen poca familiaridad. A pesar de esto, futuros usuarios - de esa área. Cualquier nuevo sistema o conjunto de recomendaciones para cambios en el sistema existente, ya sea éste manual o automatizado, debe conducir hacia una mejora. Para alcanzar este resultado, se espera que los analistas de sistemas hagan lo siguiente: aprendan los detalles y procedimientos del sistema en uso. Obtengan una idea de las demandas futuras de la organización como resultado del crecimiento, del aumento de la competencia en el mercado, de los cambios en las necesidades de los consumidores, de la evolución de las estructuras financieras, de la introducción de la nueva tecnología y cambios en las políticas del gobierno entre otros. Documentar detalles del sistema actual para su revisión y discusión por otros. Evaluar la eficiencia y efectividad del sistema actual y sus procedimientos, tomando en cuenta el impacto sobre las demandas anticipadas para el futuro. Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo el proceso, tanto para aprovechar su experiencia y conocimiento del sistema actual, como para conocer sus ideas, sentimientos y opiniones relacionadas con los requerimientos de un nuevo sistema o de los cambios para la cual. ¿ Qué es el análisis estructurado? El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Cuando los analistas de sistemas abordan una situación poco familiar, siempre existe una pregunta sobre donde comenzar el análisis. Una situación dinámica siempre puede ser vista como abrumadora debido a que muchas de las actividades se llevan a cabo constantemente, como señalo MARY HELEN es su seminario. El análisis estructurado permite el analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lógica y manejable el mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente. Significado de estructurado ¿qué es lo que desea estructurar? ¿ que significa estructurar? El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociada con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta de una situación dada. A partir de aquí determina los requerimientos que serán la base de un sistema nuevo o modificado. En el análisis estructurado la palabra estructura significa qué: 1) el método intenta estructurar el proceso de determinación de los requerimientos comenzando con la documentación del sistema existente; 2) el proceso está organizado de tal forma que intenta incluir todos los detalles relevante que describe al sistema en uso; 3) es fácil verificar cuando se han omitido detalles relevantes; 4) la identificación de los requerimientos será similar entre varios analistas e incluirá las mejora soluciones y estrategias para las oportunidades para de desarrollo de sistemas; y 5) los documentos de trabajo generados para documentar los sistemas existente o propuesto son dispositivos de comunicación eficientes. Componentes del análisis estructurado El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes. símbolos gráficos diccionario de datos descripciones de procesos y procedimientos reglas Que es el análisis de flujo de datos? Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas especificas: Que procesos integran el sistema? ?que datos emplea cada proceso? ?qué datos son almacenado? ?que datos ingresan y abandonan el sistema? De lo anterior es claro que se da gran importancia al análisis de los datos. Los datos son la guía de las actividades de la empresa. Ellos pueden iniciar eventos (por ejemplo, los datos sobre nuevos pedidos) y ser procesados para dar información útil al personal que desea saber qué también se han manejado los eventos (al medir la calidad y tasa de trabajo, rentabilidad, etc.). el análisis de sistemas conoce el papel central que tienen los datos de la empresa en las organizaciones. Seguir el flujo de datos por todos los procesos de la empresa, que es la finalidad del análisis de flujo de datos, les dice mucho a los analistas sobre como se alcanza los objetivos de la organización. En el transcurso del manejo de transacciones y terminación de tareas los datos entran, son procesados, almacenados, recuperados, analizados, utilizados, cambiados y presentados como salidas. El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documento a los hallazgos con diagramas de flujo de datos que muestran en forma gráfica la relación entre procesos y datos, en los diccionarios de datos que describe de manera formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados. CARACTERISTICAS DE LA ESTRATEGIA DE FLUJOS DE DATOS El análisis de flujo de datos examina el empleo de los datos para llevar a cabo procesos específicos de la empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas. El análisis puede pensarse de tal manera que se estudia actividades del sistema desde el punto de vista de los datos: donde se originan, como se utilizan o cambian, hacia donde van, incluyendo las paradas a los largo del camino que siguen desde sus origen hasta sus destino. Los componentes de la estrategia de flujo de datos abarcan tanto la determinación de los requerimientos como el diseño de sistemas. Una notación bien establecida facilita la documentación del sistemas actual y su análisis por todos los participantes en el proceso de determinación de requerimientos. Herramientas de la estrategia de flujo de datos La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de estos en forma gráfica. Las herramientas utilizadas al seguir esta estrategia muestran todas las características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre sí. Puede ser difícil comprender en su totalidad un proceso de la empresa si se emplea para ello una descripción verbal; Las herramientas para el flujo de datos ayuda a mostrar los componentes esenciales de un sistema junto con sus interacciones. El análisis de flujo de datos utiliza la sguie. Herramientas. Diagrama de flujo de datos Una herramienta gráfica se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que este fuera manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Estos diagramas reciben el nombre de diagramas lógicos de flujo de datos Diccionario de datos el diccionario contiene las características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias, contenidos y organización. También identifica los procesos donde se emplea los datos y los sitios de donde se necesitan el acceso inmediato a la información. Sirve como puerto de partida para identificar los requerimientos de las bases de datos durante el diseño del sistema. Diagrama de estructura de datos Este diagrama es una descripción de la relación entre entidades (personas, lugares, eventos y objetos) de un sistema y el conjunto de información relacionada con la entidad. No considera el almacenamiento físico de los datos. gráfica de estructura Herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el software de la computadora describe la jerarquía de los módulos componentes y los datos que serán transmitidos entre ellos. Incluye el análisis de las transformaciones entrada - salida y el análisis de transacción. DESARROLLO DE DIARAMAS DE FLUJO DE DATOS Para que de utilidad y proporcionan información los diagramas de flujo de datos deben dibujarse en forma adecuada. Esta sección muestra como dibujarlos: donde comenzar, como añadir detalles a las descripciones, cuando incorporar la información sobre el control y como mantener la consistencia al asignar los nombre s de los objetos incluidos en los diagramas. La presentación señala también errores comunes que deben evitarse. Diagramas físicos de flujo de datos Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos: Diagramas físicos de datos Proporciona un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la implantación, que muestra qué tareas se llevan a cabo y cómo. Las características físicas incluyen: Nombres de personas Nombre de números de formatos y documentos Nombres de departamentos Archivos maestros y de transacciones Equipo y dispositivos utilizados Ubicaciones Nombre de procedimientos Diagramas lógicos de flujo de datos Proporcionan un panorama del sistema independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos entre los procesos sin considerar los dispositivos específicos y la localización de almacenes de datos o personas en el sistema. En este tipo de diagramas no se indican las características físicas, lo cual si sucede con los diagramas físicos de flujo. El enfoque más amplio y útil para desarrollar una descripción exacta y completa del sistema en uso, comienza con el desarrollo del diagrama físico de flujo de datos. El empleo de estos diagramas es deseable por tres razones. Primera, es común que los analistas de sistemas encuentren mucho más fácil describir la interacción entre los componentes físicos que comprender las políticas empleadas para administrar la aplicación. Segunda, los diagramas físicos de flujo de datos son de utilidad para comunicarse con los usuarios. Éstos relacionan con facilidad a las personas, las localidades y los documentos ya que trabajan todos los días con cada entidad. (Es usual que los analistas de sistemas encuentren que los usuarios consideran "abstractos" los diagramas lógicos de flujo de datos porque no contienen componentes que les sean familiares.) Tercera, los diagramas físicos de flujo de datos proporcionan un camino para validar o verificar el punto de vista del usuario sobre la forma en que opera el sistema en uso. Si existen diferencias, éstas son anotadas y discutidas. No es poco usual encontrar que lo que un usuario piensa que está sucediendo difiere de forma importante de lo que en realidad está ocurriendo. Son estas diferencias las que probablemente expliquen los problemas o ineficiencias – quizá la razón por la que se propone un nuevo sistema. Dibujo de diagramas físicos de flujo La siguiente descripción sobre la forma como maneja una compañía su sistema de cuentas por pagar, será utilizada para el desarrollo de diagramas de flujo de datos: Dibujo del diagrama de contexto Como ya se indicó, los primeros pasos para determinar los requerimientos tienen como finalidad conocer las características generales del proceso bajo investigación. Para decirlo de algún modo, primero se estudian los detalles de la capa superior. Conforme los analistas comprenden mejor los detalles, ahondan con mayor profundidad para recopilar información más precisa y destellada. Cada vez se formulan preguntas más especificas utilizando para ello el análisis descendente (top-down). A menudo el diagrama de alto nivel se denomina diagrama de contexto. Contiene un solo proceso pero juega un papel muy importante en el estudio del sistema en uso. El diagrama de contexto define el sistema que va ha ser estudiado en el sentido de que determina las fronteras. Todo los que no se encuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama de contexto del proceso no forma parte del estudio de sistemas. La forma en que funcionan las otras organizaciones o elementos externos (las fuentes y destinos) no está fuera de nuestro control y no será estudiada con detalle. No obstante, si afectan el proceso porque son fuentes o destinos, debe tener una interface, o medios para interactuar, con los elementos que están fuera de él. Desarrollo de gráficas de procesos Un sistema está formado por varias actividades o procesos. Usted ha aprendido en forma gradual aspectos pertinentes a la relación entre procesos; también ha descubierto que un proceso contiene varios pasos (procesos en pequeña escala). El la programación de computadoras, los programadores con frecuencia desarrollan el software como una colección de módulos independientes pero que interactuan entre sí. A menudo estos módulos se muestran en los diagramas de jerarquía. Estos diagramas son similares a los desaprobadores por los programadores.